ASTRC

Términos y condiciones

Última actualización: 8 de octubre de 2026 · versión 2026-10-08

Estos Términos y Condiciones (los «Términos») regulan el uso de ASTRC Business —el software de gestión disponible en astrc.com.co—, del marketplace de ASTRC y de los demás servicios de ASTRC (en conjunto, el «Servicio»). Los servicios de páginas web y de gestión de campañas publicitarias se rigen por sus propias Condiciones de páginas web y campañas. Forman un contrato entre ASTRC y quien los acepta. Leelos con calma: incluyen limitaciones de responsabilidad y reglas sobre cobros, cancelación y datos.

Los aceptás al marcar la casilla de aceptación, al crear una cuenta, al aceptar una invitación, al pagar una suscripción o al usar el Servicio. Si los aceptás en nombre de un negocio o de una persona jurídica, declarás que tenés facultades suficientes para obligarlo; en ese caso, «vos» o «el Cliente» se refiere a ese negocio. La aceptación por medios electrónicos tiene la misma validez que una firma, conforme a la Ley N.° 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, y ASTRC guarda registro de la fecha, la versión aceptada y el usuario que la aceptó.

1. Quién presta el Servicio

ASTRC es una marca comercial operada por Gabriel Soto Ramírez, cédula de identidad 1-1811-0868, con domicilio en Santa Ana, San José, Costa Rica, inscrito como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda («ASTRC», «nosotros»). Contacto: contacto@astrc.com.co · WhatsApp +506 8969-3136. Si ASTRC pasa a operar por medio de una sociedad, te lo avisaremos y estos Términos se entenderán cedidos a ella (punto 25).

2. Definiciones

  • Cliente: el negocio o persona que contrata un plan de ASTRC Business.
  • Usuario: cada persona con acceso al panel de un Cliente (dueño, administradores y colaboradores).
  • Datos del Cliente: la información que el Cliente o sus Usuarios cargan o generan en el Servicio (productos, ventas, clientes, empleados, comprobantes, animales, expedientes, etc.).
  • Comprador: quien compra, pide o consulta a un negocio por medio del marketplace, el catálogo con QR, el menú digital o un link de pago.
  • Plan: el paquete contratado (por ejemplo, Business, Business Plus o Integration) con sus módulos y límites, según la página de precios vigente al contratar.
  • Aliado: la persona o empresa que recomienda ASTRC y recibe de ASTRC una comisión por los Clientes que llegan por su recomendación (punto 17).

3. El Servicio

ASTRC Business es un software como servicio (SaaS) para administrar negocios: punto de venta, caja, inventario, compras y gastos, clientes, pedidos, cobros en línea, equipo con roles y permisos, reportes, factura electrónica, asistente con inteligencia artificial y módulos por rubro (restaurante, fábrica, servicios, legal, ganadería, agricultura, inmobiliaria, salud y farmacia, entre otros). Se accede por internet; no se vende ni se instala una licencia perpetua. Las funciones disponibles dependen del Plan y de los módulos contratados.

Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones del Servicio. Si retiramos una función esencial de tu Plan, te avisamos con al menos 30 días de anticipación y, si no la reemplazamos por otra equivalente, podés cancelar con el reembolso proporcional del período pagado y no usado. Las funciones marcadas como «beta», «próximamente» o en lista de espera no forman parte del Servicio contratado hasta que se anuncien como disponibles.

4. Cuentas, acceso y seguridad

  • Las cuentas son personales e intransferibles. Cada Usuario debe tener su propio acceso; no se comparten contraseñas ni códigos.
  • El acceso se protege con contraseña y un código de verificación enviado al correo. Por seguridad, el código se vuelve a pedir al cerrar y reabrir ASTRC y la verificación vence a las 12 horas.
  • El Cliente decide quién entra y con qué permisos, responde por lo que hagan sus Usuarios dentro del Servicio y debe retirar a tiempo el acceso de quien deje de trabajar con él.
  • Los Usuarios deben ser mayores de edad, salvo colaboradores que trabajen legalmente para el Cliente, bajo su responsabilidad.
  • Si sospechás un acceso no autorizado, avisanos de inmediato a seguridad@astrc.com.co. Podemos suspender preventivamente un acceso si detectamos un riesgo para la seguridad.

5. Precios, impuestos y cobro

  • Los precios se expresan en dólares estadounidenses (USD) y no incluyen el IVA (13 %), que se suma en cada cobro y se detalla en el comprobante electrónico. Podés pagar en dólares o en colones, al tipo de cambio de venta del Banco Central de Costa Rica del día del cobro.
  • El cobro es uno solo por Cliente: un paquete por industria que incluye el núcleo y el módulo de su rubro. Si el Plan incluye varios negocios de distintas industrias, se cobra el paquete de la industria de mayor precio.
  • Pago por adelantado y renovación automática. Cada período (mensual o anual) se paga por adelantado y se renueva automáticamente por un período igual mientras no canceles. Si guardaste una tarjeta, autorizás a ASTRC a cobrar en ella, por medio de su procesador de pagos, el monto de cada renovación con su IVA en la fecha de tu Plan. Podés pausar el cobro automático desde «Mi suscripción» en tu panel.
  • El plan anual equivale a 12 meses por el precio de 10. El cambio de mensual a anual, o al revés, aplica desde el siguiente cobro.
  • Los pagos con tarjeta los procesa Tilopay; ASTRC nunca ve ni guarda el número completo de tu tarjeta.
  • Cambios de precio. Podemos cambiar los precios avisándote por correo con al menos 30 días de anticipación; el cambio aplica desde el siguiente período. El precio de un período ya pagado (incluido un año pagado por adelantado) no cambia. Si no estás de acuerdo, podés cancelar antes de que aplique.
  • Los códigos de descuento o cortesía son personales, se aplican antes del IVA, rigen por el plazo indicado, no son canjeables por dinero y pueden revocarse si se usan de forma indebida.
  • La implementación asistida, los desarrollos a medida, la publicidad y los demás servicios profesionales se cotizan y facturan aparte, según la cotización aceptada.

6. Falta de pago y suspensión

Si un pago queda pendiente, te avisamos por correo y en el panel el primer, el tercer y el quinto día. Si al séptimo día sigue pendiente, la cuenta se suspende a las 00:00 (hora de Costa Rica): tu equipo no podrá operar, pero tus datos no se borran. Al registrarse el pago, la cuenta se reactiva. En casos justificados podemos acordar por escrito un plan de pagos. Las sumas vencidas siguen siendo exigibles aunque la cuenta esté suspendida o se cancele después.

7. Cancelación y terminación

  • Podés cancelar en cualquier momento, sin multa ni plazo mínimo, según la Política de reembolsos y cancelación, que forma parte de estos Términos.
  • ASTRC puede terminar el contrato por incumplimiento grave de estos Términos, avisándote por escrito con 15 días naturales para corregirlo. Puede suspender o terminar de inmediato, sin ese plazo, si la cuenta se usa para actividades ilícitas, fraude, ataques a la plataforma o para acceder a datos de otros negocios, o si una autoridad competente lo ordena.
  • ASTRC también puede dejar de ofrecer el Servicio en general, avisando con al menos 90 días de anticipación y reembolsando la parte proporcional de lo pagado y no usado.
  • Al terminar por cualquier causa, el acceso se desactiva al finalizar el período pagado. Durante los 60 días naturales siguientes podés pedirnos una copia de tus datos (punto 9).

8. Tus datos son tuyos

Los Datos del Cliente le pertenecen al Cliente. ASTRC los trata únicamente para prestar, mantener, proteger y mejorar el Servicio, para cumplir la ley y según la Política de privacidad. No vendemos los Datos del Cliente ni los usamos para publicidad de terceros. Podemos usar información agregada y anonimizada —que no identifique al Cliente ni a ninguna persona— para estadísticas y para mejorar el producto.

9. Exportación, conservación y eliminación

  • Durante el contrato podés exportar tus reportes y tablas a Excel o PDF, y descargar el PDF y XML de tus comprobantes electrónicos.
  • Al terminar, podés pedir dentro de 60 días una exportación completa en formatos de uso común (por ejemplo, CSV o Excel), sin costo.
  • Pasado ese plazo, ASTRC puede eliminar o anonimizar los Datos del Cliente, salvo lo que la ley obligue a conservar (por ejemplo, los registros tributarios y de facturación de la propia relación con ASTRC).
  • ASTRC no sustituye tu archivo contable y tributario. La obligación de conservar libros, comprobantes y respaldos ante Hacienda durante los plazos legales es del Cliente; te recomendamos descargar tus comprobantes y respaldos de forma periódica.

10. Tratamiento de datos personales por cuenta del Cliente

Respecto de los datos personales de los clientes, compradores, proveedores y colaboradores que el Cliente carga en el Servicio, el Cliente es el responsable de la base de datos y ASTRC actúa como encargado del tratamiento, conforme a la Ley N.° 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su reglamento. En esa condición, ASTRC:

  • Trata esos datos solo para prestar el Servicio y según las instrucciones del Cliente, que se expresan por medio de la configuración y el uso del propio Servicio.
  • Mantiene medidas de seguridad técnicas y organizativas razonables: cifrado en tránsito, aislamiento de datos entre negocios en la base de datos, permisos por rol, verificación en dos pasos y registro de actividad de las operaciones sensibles.
  • Exige confidencialidad a las personas que tienen acceso y solo usa los subencargados listados en la Política de privacidad, que pueden almacenar datos fuera de Costa Rica. Si agregamos uno nuevo, lo publicamos con anticipación.
  • Notifica al Cliente, sin demora indebida, cualquier incidente de seguridad que afecte esos datos, con la información disponible para que el Cliente cumpla sus propias obligaciones de aviso.
  • Colabora con el Cliente para atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión u oposición de sus titulares.
  • Al terminar el contrato, devuelve o elimina esos datos según el punto 9.

El Cliente garantiza que obtuvo los datos de forma lícita, que cuenta con el consentimiento o la base legal necesaria para tratarlos y para que ASTRC los trate en su nombre (incluida la transferencia a los subencargados), que cumple con sus deberes ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) y que solo cargará datos sensibles —como los de salud— cuando sean necesarios y legítimos para su actividad, con la base legal o el consentimiento expreso que exige el artículo 9 de la Ley N.° 8968 (ver punto 15). Los clientes del plan Integration pueden pedir un acuerdo de tratamiento de datos firmado.

11. Acceso de soporte

Para resolver una consulta o una falla, el equipo de ASTRC puede entrar al panel del Cliente en «modo soporte», con el alcance estrictamente necesario. Cada acceso queda registrado con su autor, fecha y motivo, y el Cliente puede verlo. ASTRC no modifica Datos del Cliente en modo soporte salvo que el Cliente lo pida o sea indispensable para corregir una falla, en cuyo caso queda constancia.

12. Factura electrónica y obligaciones tributarias

  • ASTRC provee la herramienta para generar, firmar, enviar y consultar comprobantes electrónicos ante el Ministerio de Hacienda con las credenciales y la llave criptográfica del Cliente, que se guardan cifradas y no son visibles para su equipo ni para ASTRC en el uso normal.
  • El obligado tributario es el Cliente. El Cliente es responsable de la exactitud de sus datos fiscales, actividad económica, códigos CABYS, tarifas e impuestos, datos de sus receptores, de revisar los comprobantes y de sus declaraciones. Te recomendamos validar la configuración con tu contador antes de activar la emisión.
  • ASTRC no presta asesoría contable, tributaria ni legal. Los resúmenes de IVA, reportes y el «paquete para tu contador» son ayudas: los revisa y presenta tu contador.
  • ASTRC no responde por multas, intereses, recargos o rechazos que se deriven de datos incorrectos cargados por el Cliente, de credenciales vencidas o revocadas, de cambios normativos aún no publicados por Hacienda o de fallas o indisponibilidad de los sistemas de Hacienda. Si un comprobante falla por un error atribuible al software de ASTRC, lo corregimos con prioridad y te ayudamos a regularizarlo.
  • Al activar la emisión en producción, el Cliente confirma que revisó su configuración.

13. Asistente con inteligencia artificial

  • El asistente responde con los datos que tu usuario ya puede ver en el panel y no hace cambios por su cuenta.
  • Sus respuestas se generan de forma automática y pueden contener errores u omisiones. Son orientativas, no constituyen asesoría profesional (contable, tributaria, legal, financiera ni veterinaria) y deben verificarse antes de tomar decisiones.
  • Para responder, la pregunta y los datos necesarios se envían a nuestro proveedor de IA (Anthropic, en Estados Unidos), que los procesa por cuenta de ASTRC y, según sus condiciones comerciales, no los usa para entrenar sus modelos. ASTRC guarda el historial de conversaciones para que lo consultes y para controlar el uso y los costos.
  • El uso está sujeto a los cupos de cada Plan. Podemos cambiar el proveedor o el modelo, o ajustar los cupos, manteniendo una función equivalente.
  • No ingreses en el asistente datos sensibles que no sean necesarios para tu consulta.

14. Marketplace, catálogo con QR, menú digital y cobros de los negocios

  • Cuando un Comprador pide, compra, paga o deja una solicitud a un negocio por medio del marketplace, el catálogo con QR, el menú digital o un link de pago, el contrato de compraventa o de servicio es entre el Comprador y ese negocio. ASTRC provee la tecnología y no es vendedor, prestador, garante ni parte de esa relación.
  • Cada negocio es el único responsable de la información, los precios, el inventario, la calidad, la entrega, las garantías, las devoluciones, la facturación y el cumplimiento de la Ley N.° 7472 de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor frente a sus Compradores. Los reclamos sobre un producto o servicio se dirigen al negocio.
  • En los cobros con tarjeta que un negocio hace con su propia cuenta de Tilopay, ese negocio es el comercio afiliado y responde por reembolsos y contracargos de sus ventas.
  • ASTRC puede retirar publicaciones, desactivar catálogos o enlaces de pago que infrinjan la ley, estos Términos o derechos de terceros.

15. Módulos de salud y farmacia

Si usás los módulos de Salud o Farmacia:

  • ASTRC es una herramienta de registro y administración, no un dispositivo médico ni un sistema de apoyo a decisiones clínicas: no diagnostica, no prescribe y no valida dosis, interacciones ni contraindicaciones. Toda decisión clínica, terapéutica o farmacéutica es del profesional que la toma.
  • El Cliente (el establecimiento o el profesional) es el responsable del expediente clínico y de los datos de salud de sus pacientes, que la Ley N.° 8968 considera datos sensibles. Le corresponde contar con la base legal o el consentimiento del paciente, guardar el secreto profesional, dar acceso solo a quien corresponda, conservar los expedientes durante los plazos que exija la normativa sanitaria y atender los derechos de los pacientes. ASTRC los trata solo como encargado, según el punto 10.
  • El Cliente responde por cumplir la normativa de su actividad: permisos del Ministerio de Salud, regencia farmacéutica, requisitos de las recetas, registro y control de estupefacientes y psicotrópicos, normas de su colegio profesional y reportes a las autoridades. El registro de recetas y el libro de controlados de ASTRC son ayudas: no sustituyen los libros, formularios o reportes oficiales que exija la autoridad, salvo que esta los acepte expresamente.
  • Los datos de cada medicamento (registro sanitario, forma farmacéutica, código CABYS, tarifa de IVA, si requiere receta o es controlado) los carga y revisa el Cliente; de ellos depende que la factura electrónica sea aceptada.
  • Una consulta firmada no se puede modificar (solo se le agregan notas), cada acceso al expediente queda registrado y el expediente no se borra desde el panel. El asistente con inteligencia artificial no tiene acceso al expediente clínico.
  • Al terminar el contrato, el Cliente debe exportar sus expedientes dentro del plazo del punto 9 para cumplir con su propia obligación de conservarlos.

16. Cobros con tarjeta y procesadores de pago

  • ASTRC no es una entidad financiera ni un procesador de pagos y no recibe ni administra dinero de los Compradores de los negocios: los cobros en línea de cada negocio van directo a su propia cuenta de Tilopay o de otro procesador.
  • Las comisiones, retenciones de impuestos, costos de liquidación o transferencia, montos mínimos, reservas, contracargos y saldos negativos de la cuenta de un negocio con su procesador se rigen por el contrato entre ese negocio y su procesador. Las estimaciones de comisiones que muestra ASTRC son referenciales.
  • En el cobro de la suscripción de ASTRC, el pago con tarjeta tiene un monto mínimo por orden (hoy ₡5.000 o US$10); un monto menor se paga por SINPE o transferencia. ASTRC no cobra recargos por pagar con tarjeta.

17. Aliados y recomendaciones

  • ASTRC puede trabajar con Aliados (por ejemplo, contadores o empresas que atienden negocios) que recomiendan el Servicio y reciben una comisión de ASTRC. El Aliado es independiente: no es empleado, agente ni representante de ASTRC, no puede obligarla ni prometer funciones, precios o condiciones distintas de las publicadas, y no tiene acceso a tu cuenta ni a tus datos.
  • Tu contrato es con ASTRC aunque hayas llegado por un Aliado. El Aliado no responde por el Servicio, ni ASTRC por los servicios que el Aliado te preste por su cuenta.
  • Si llegaste por un Aliado, ASTRC registra esa recomendación para calcular su comisión. Solo le decimos al Aliado el nombre de tu negocio, tu plan y si estás al día si lo autorizaste; si no, la recomendación figura sin tu nombre. El beneficio de un Aliado (por ejemplo, un descuento) se rige por sus condiciones y no se acumula con otros códigos.

18. Servicios de terceros

El Servicio se integra con servicios de terceros como Tilopay, el Ministerio de Hacienda, WhatsApp, Google Maps, Waze, OpenStreetMap y plataformas de delivery. Su uso se rige por las condiciones de cada tercero. ASTRC no responde por la disponibilidad, los cambios ni las fallas de esos servicios, aunque hará lo razonable para mantener las integraciones funcionando.

19. Uso aceptable

No está permitido usar el Servicio para: actividades ilícitas o fraudulentas; vender productos o servicios prohibidos; cargar contenido que infrinja derechos de terceros; intentar acceder a datos de otros negocios o vulnerar, sobrecargar o hacer ingeniería inversa de la plataforma; extraer datos de forma automatizada sin autorización; enviar comunicaciones masivas no solicitadas; ni revender o sublicenciar el Servicio sin un acuerdo escrito. El incumplimiento permite suspender la cuenta conforme al punto 7.

20. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que el Servicio esté disponible de forma continua, pero pueden ocurrir interrupciones por mantenimiento, por fallas de proveedores o por causas fuera de nuestro control. Avisamos con anticipación los mantenimientos programados y procuramos hacerlos fuera del horario comercial. Si una interrupción atribuible a ASTRC impide usar el Servicio por más de 72 horas seguidas, reembolsamos o acreditamos la parte proporcional del período. El soporte se brinda por correo y WhatsApp en horario hábil de Costa Rica. El plan Integration puede incluir un acuerdo de nivel de servicio (SLA) por escrito, que prevalece sobre este punto.

21. Limitación de responsabilidad

  • ASTRC es una herramienta de gestión: las decisiones comerciales, contables, tributarias, laborales, clínicas y farmacéuticas del Cliente son suyas. El módulo de personal registra horas y pagos operativos; no es una planilla legal ni calcula cargas sociales.
  • El Servicio se presta tal como está y según su disponibilidad. En la medida que lo permita la ley, ASTRC no garantiza que funcione sin interrupciones ni errores, ni que se ajuste a necesidades particulares que no se hayan pactado por escrito, y no responde por decisiones tomadas con base en reportes, estimaciones o respuestas del asistente, ni por el cumplimiento de las normas sanitarias, farmacéuticas, tributarias, laborales o de consumo que regulan la actividad del Cliente.
  • El Cliente debe guardar sus propias copias de la información que la ley le obliga a conservar. ASTRC respalda la plataforma, pero no responde por pérdidas causadas por el Cliente o sus Usuarios (por ejemplo, datos que ellos borraron o cambiaron) ni por accesos hechos con sus credenciales.
  • En la medida que lo permita la ley, ASTRC no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de ventas, de oportunidades o de reputación, ni por daños derivados del uso que el Cliente o sus Usuarios hagan del Servicio, de los datos que carguen o de servicios de terceros.
  • En la medida que lo permita la ley, la responsabilidad total de ASTRC frente a un Cliente, por cualquier causa relacionada con el Servicio, se limita al monto efectivamente pagado por ese Cliente a ASTRC en los tres meses anteriores al hecho que la origine.
  • Estas limitaciones no se aplican al dolo o la culpa grave de ASTRC, ni limitan los derechos irrenunciables que la Ley N.° 7472 otorga a quien tenga la condición de consumidor.

22. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a ASTRC frente a reclamos de terceros —incluidos Compradores, pacientes, colaboradores, Aliados con los que el Cliente contrate por su cuenta, autoridades y titulares de datos— que se originen en los Datos del Cliente, en sus ventas o servicios (incluida la atención de salud o la venta de medicamentos), en el incumplimiento de estos Términos o de la ley por parte del Cliente o de sus Usuarios, y cubrirá los costos razonables de defensa, siempre que ASTRC le avise a tiempo del reclamo.

23. Propiedad intelectual

El software, la marca ASTRC, los diseños, los textos, la documentación y sus mejoras pertenecen a su titular y están protegidos por la ley. La suscripción da al Cliente un derecho de uso no exclusivo, intransferible y revocable mientras esté vigente y al día. El Cliente conserva la propiedad de sus datos, marcas y contenidos, y autoriza a ASTRC a usarlos solo para prestar el Servicio (por ejemplo, mostrar su logo en su catálogo o menú). Si nos mandás sugerencias, podemos usarlas libremente para mejorar el Servicio.

24. Confidencialidad

ASTRC mantiene en confidencialidad los Datos del Cliente y la información no pública de su negocio, y solo la revela a sus subencargados en la medida necesaria para prestar el Servicio o cuando una ley o una autoridad competente lo exija, en cuyo caso, si está permitido, se lo avisará al Cliente. El Cliente mantiene en confidencialidad la información no pública de ASTRC a la que acceda (por ejemplo, condiciones comerciales especiales).

25. Fuerza mayor, cesión y otras disposiciones

  • Ninguna parte responde por incumplimientos causados por fuerza mayor o caso fortuito (desastres naturales, cortes generales de energía o internet, fallas generalizadas de proveedores de nube, actos de autoridad, entre otros).
  • El Cliente no puede ceder este contrato sin autorización escrita de ASTRC. ASTRC puede cederlo a una sociedad que continúe el Servicio, avisando al Cliente.
  • Si alguna cláusula se declara inválida, las demás siguen vigentes. Que ASTRC no exija un derecho en un momento dado no significa que renuncie a él.
  • Estos Términos, junto con la Política de privacidad, la Política de reembolsos y cancelación y, si existe, la cotización o el acuerdo escrito del Plan, son el acuerdo completo entre las partes. En caso de contradicción, prevalece el acuerdo escrito específico.
  • Las comunicaciones se hacen por correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta o por avisos dentro del panel, y se tienen por recibidas al enviarse. Mantené tu correo actualizado.
  • Este documento puede ofrecerse en otros idiomas como cortesía; en caso de diferencia, prevalece la versión en español.

26. Cambios a estos Términos

Si cambiamos estos Términos de forma relevante, te avisamos por correo o en el panel con al menos 15 días naturales de anticipación, y te pediremos aceptarlos de nuevo al entrar. Si no estás de acuerdo, podés cancelar antes de que rijan y, si pagaste por adelantado, te reembolsamos la parte proporcional no usada. Las versiones anteriores están disponibles a solicitud.

27. Ley aplicable y solución de diferencias

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Costa Rica. Ante cualquier diferencia, las partes intentarán primero un arreglo directo durante al menos 30 días naturales desde que una de ellas lo plantee por escrito. Si no se logra, la diferencia se someterá a los tribunales competentes de San José, Costa Rica. Quien tenga la condición de consumidor conserva su derecho de acudir a la Comisión Nacional del Consumidor del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.